借“色”巧删表格重复任务

陈智君2014-08-11 08:37应用 标签:表格 任务

Excel表格中如果出现重复的条目,如何用最快的方法进行查找和剔除?本文给出Excel两种不同常用版本环境下的解决方法。

老师交给多名同学共同完成一项数据采集任务,因为采样的项目避免不了重复,因此采集成果合并到一张表中之后,出现了有部分条目是重复的情况。那么,如何快速将重复项用颜色标示出来并剔除掉,得到一张没有重复项的表格呢?

我们先以目前使用人数比较多的Excel 2007为例来说明实现方法。

打开需要编辑的Excel表格,发现表格中的重复数据分布无规律,手动选择很费事并很容易漏掉。若将这些重复的数据用醒目的颜色标注出来,就好处理了。

首先,选中需要查找重复值的一列或区域。鼠标单击“开始”选项卡,依次选择“样式→条件格式→突出显示单元格规则→重复值”(图1),弹出“重复值”对话框,在“为包含以下类型的单元格设置格式”下,默认的选择是“重复值”设置为“浅红填充色深红色文本”,点击“确定”。

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这时再看Excel表格,你就会发现Excel表格中的那些重复值已经被标红显示了。

将这些重复值成功标红后,可以对数据进行按颜色筛选。具体操作步骤是:点击“数据”选项卡,执行“排序和筛选→筛选→按颜色排序”(图2),其后窗口中会将标红的重复数据集中显示在一起。这时根据个人需要,删除重复数据或者对其做其他处理即可。

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对于仍然在使用Excel 2003的用户来说,虽然不能方便地用颜色来实现筛选,但用高级数据筛选的功能也能实现重复数据的筛选。

具体操作步骤是:点击“数据”选项卡,执行“排序和筛选→筛选→按颜色排序”(图3),弹出一个高级筛选对话框,选中“在原有区域显示筛选结果”选项,这样就会在原来的数据位置把重复记录删除。如果选择下面的一个选项“将筛选结果复制到其他位置”,这样会保留原来位置的数据(图4)。

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接下来,点击“复制到”右边的彩色小按钮,选择复制到的位置。选中一个单元格就行。我们这里把它复制到原来表格靠下面一点的位置。

最后需要把“选择不重复的记录”勾上,然后点击“确定”即可。

以上方法不仅仅是适用于校园采集数据这个案例,同样也适用于任何一张二维的Excel数据表格,只要同一张表格中有重复数据的情况皆可用此种方法筛选和剔除。