文档减肥——常用文档压缩有道

俞木发2014-11-05 15:17专题 标签:文档 压缩

由于工作的需要,我们平常经常要在电脑和移动设备之间交换各类文档,由于平板、手机配置都比较低,难以打开一些大型文档,这样就需要对这些文档进行压缩。

DOC文档的压缩

DOC是我们日常接触的文档,由于这些都是富文本格式的文档,其中包含各种格式,因此体积都比较大,为了便于在平板、手机上打开这些文档,我们可以在电脑上对其进行压缩瘦身。

对于DOC文档(包括docx),其中图片是最占用空间的元素,比如在一个空白Word文档中插入2张总计1.85MB图片,保存后文档体积也在1.8MB左右。因此要减小文档的体积就要对其图片进行压缩,这里以Word 2010为例,打开需要压缩的文档,点击“文件→另存为”。在打开的保存对话框,点击“工具→压缩图片”,单击“选项”,在“压缩图片”对话框中选择“删除图片的剪裁区域”选项,点击“保存”后文档里的图片就会自动被压缩(图1)。

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图1 选择压缩参数

使用图片压缩后,Word文档体积就会减少很多,比如原来1905KB文档经过压缩后体积变为254KB,对于文档的浏览却没有任何的影响,XLS、PPT文档里图片的处理类似(图2)。

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图2 使用压缩图片保存后文档体积大为减小

PPT文档的瘦身

对于PPT文件,由于文件里包含大量图片,并且可以包含Flash、音频等多媒体文件,因此除了使用上述方法瘦身外,我们还可以针对PPT特性进行进一步的瘦身操作。

比如在PPT中对插入图片完成编辑后,右击图像选择“组合”,再单击“取消组合”,然后再次重复一次“组合”、“取消组合”的操作,这样即可删除 OLE 数据并仅仅留下PPT可以压缩的格式的图片(图3)。

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图3 通过重复“组合”、“取消组合”的操作可以删除不必要的OLE 数据

如果需要瘦身的文档比较多,我们还可以借助“蒲公英压缩王”(也可以压缩DOC、XLS文档)实现批量处理。首先到http://dwz.cn/cfans04下载软件,启动软件后点击“添加文件”或“添加文件夹”,依次将需要瘦身的文档添加到处理列表中,然后在“将文件优化为”中选择一种自己需要的设备,点击“优化”(图4)。

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图4 设置批量优化参数

这样程序即可对导入的文档进行压缩,并以百分比的形式对优化效果做出标示,因为软件主要是对文档图片、字体格式等进行压缩,压缩前后基本不会影响文档的浏览效果(图5)。

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图5 查看文档压缩结果

默认优化完毕的文档保存在和源文档相同位置,文件名会在原名后添加“(NXPowerLite)”字样,可以看到软件的压缩效果还是比较明显的,一个5319KB的PPT被压缩至1109KB,这样即使在手机上也可以轻松打开了(图6)。

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图6 查看压缩前后的效果

PDF文档也要瘦身

除了常见文档,大家还经常在移动设备上阅读PDF格式的电子书,PDF可以原汁原味保持原来书籍特色。一本PDF电子书动辄百兆大小,所以为了方便在平板、手机上阅读PDF书籍,我们同样需要对其进行瘦身。

首先到http://dwz.cn/xfans5下载“ORPALIS PDF Reducer”(以下简称为OPR),启动OPR后分别点击“Source”和“Destination”选择需要优化的PDF文件所在目录与优化后的PDF文件保存目录(图7)。

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图7 导入需要处理PDF文件夹以及输文件夹

小提示:

OPR不能直接导入单个PDF文件进行压缩(只会自动扫描PDF所在整个目录),因此如果需要对本机所有PDF文件进行压缩,可以先使用系统搜索功能查找PDF文件,然后将其全部保存在一个目录并导入OPR中,如果只需要处理一个PDF文件,则将其保存在一个特定目录即可。

因为现在很多PDF书籍除了正文图片外,还会有书签、批注等元素,如果阅读的时候不需要这些,可以切换到“Option→Content Removal”,按提示选择需要删除的项目(图8)。

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图8 设置删除书签、批注等不需要的元素

返回程序界面点击“Start batch”, OPR会扫描当前目录下所有的PDF文件并进行处理,可以看到程序瘦身效果还是不错的,一部34.6MB图书默认设置可以瘦身到6.33MB,压缩后基本不影响阅读效果(图9)。

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图9 查看压缩前后对比

扩展阅读:通过转换格式减小文档体积

由于PDF本身包含很多格式,占用体积较大,而且还需专用的软件才能阅读。对于一些纯文字(如一些文字书籍扫描成的电子书)PDF书籍,我们可以尝试使用编辑PDF文档的方法,将其转化为TXT文件,不仅可以减少图书的体积,也方便阅读。比如福昕PDF阅读器就可以对PDF文档进行编辑,打开文档后点击“工具→文本选择工具”,然后选择需要复制的内容,右击选择“复制到剪贴板”图10)。

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图10 使用文本选择工具富孩子PDF书籍内容

这样打开记事本粘贴其中的内容,然后对格式稍加整理,我们就可以把PDF转换为TXT文件,不仅体积变小,而且便于在任何设备上阅读(图11)。

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图11 记事本通过粘贴获取PDF内容