何止存储?挖潜“云”办公

姜彦春2015-04-07 09:11应用 标签:存储 办公

“云”作为保存文件的功能尽人皆知。然而,“云”不仅仅是保存文件这么简单。作为在现代办公环境下的应用,如何充分发挥“云”存储及其各项功能,真正为提高办公效率服务,是办公一族应该掌握的技能。那么,有哪些“云”技巧可以为我们日常办公所用呢?

1. 配合QQ下发员工任务

将文件存放在云盘中,按照不同的任务给不同员工分配不同的文件。只需针对不同员工生成不同的文件链接,附带不同的访问密码(图1)。然后,将这些文件链接和密码,通过QQ、微信等通信工具,分别发送给相应的员工。这样,工作小组中的每个人,都可以及时通过下载获得自己的工作文件。

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2. 工作现场进行实时监控

在PC端连接摄像头,或者直接用笔记本电脑的摄像头,安装定时拍照软件,将照片存储文件夹设置为系统库中的“图片”文件夹(图2)或其他云盘的指定同步文件夹。这样,每次自动拍摄的照片,都会自动同步到云盘当中。访问者在另一地点,只要用同样的账号登录云盘,就能看到工作场所拍摄的实时画面。

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小提示:

定时拍照可用Timershot、WebCameyes等工具来完成。

3. 员工资料联合自动备份

云盘的自动备份文件夹一般都有个数限制,例如百度云管家最多同时自动备份5个文件夹,而360云盘为6个文件夹。那么,倘若一个办公室需要将多于5个文件夹的资料自动备份到云端,该怎么做?

我们可以在办公室员工的多台电脑上安装同一个云盘,用同一个账号登录,但每台电脑上设置不同的自动备份文件夹。以百度云为例,假设办公室有5台电脑,就可以设置25个自动备份文件夹。让每台电脑分工负责不同的备份任务,但云端获得的是全套25个备份任务。

小技巧:

对于一台电脑中的文件,若需要自动备份的文件夹多余规定的最大限度5个或6个,可以用建立二级文件夹的办法自动备份更多的文件夹。由于自动备份的文件包含各级子文件夹下的文件,因此,只要先将需要备份的多个文件夹纳入到5个或6个以及自动备份文件夹下,这个文件夹下的所有文件夹都会被自动备份到云盘中。之后,用户可访问云端文件目录,将备份文件夹下的不同文件夹用转移命令转移到云盘的任意位置。不论文件夹有多大,转移操作基本上是妙传,不占用时间。

4. 办公云盘锁定资料安全

办公室资料放在云盘中,这样可以免于本地灾难发生时数据遭殃。但是,云盘客户端常开着,电脑可能被闲杂人等接触,云端存储的数据可能会被别人看到。在这种情况下,可使用多种方法锁定云盘。以百度云管家为例。

在系统托盘云管家图标上右击,选择“锁定云管家”命令锁定云盘。还可在云管家设置窗口的“安全”页面下,设定键盘在若干时间段内无操作后自动锁定云盘,时间可由用户来设定,以分钟为单位。此外,也可以给锁定云盘操作定义一个热键,需要锁定云盘时,随手按动热键组合,即可让云盘处于锁定状态。这更适合于正在进行键盘操作的环境下使用(图3)。

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5. 移动办公资料异地中转

让每位员工的手机中都安装与办公室PC同类的云客户端软件,并用单位的工作账号登录。这样,无论是出差在外,还是在上下班的路上,遇到紧急情况,都可以随时登录云盘,访问工作文件。甚至可以配合手机中安装的各类办公软件,在云盘中直接处理办公文件。

小提示:

如果在网吧等公共场所处理阅读或处理办公资料,建议直接通过网页端访问云盘,不要使用客户端访问,以免将资料同步到本地而泄露机密。

6. 免装工具进行文书管理

以往的一些文书资料,如通行版Office或PDF文件,总需要找专门的阅读器来阅读。如果用云盘来管理PDF文书资料,无论是文件管理还是阅读都会更加省心。

首先在云端分门别类地创建各级文书目录的文件夹,然后将各类Office文档、PDF或TXT、JPG等文书资料保存在相应的文件夹中。需要阅读时,只需进入云盘,直接按类定位文书文件,点击可直接打开预览文档或图片,不需要安装第三方阅读工具(图4)。推介使用360或百度云盘。

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小技巧:

如果云盘中存放的文书资料很多,一时难以定位,可利用云盘的搜索功能,直接用文件名关键词来搜索文件。

7. 创建小组协作办公方案

以往的协作办公离不开邮件工具,而相互之间传送资料常常会使用U盘。云盘的出现可以让邮件和U盘下岗。

对于需要协作工作的项目,可以在小组云盘中建立一个专门的工作项目文件夹,接下来每个小组成员根据自己的需要在其中创建自己的工作文件夹,把各自的资料上传到其中。需要共同讨论修改的文档,每个人都可以在自己的终端打开修改,然后同步上传到云端。个别文件如果涉密,可通过文档自身的二级密码功能或压缩软件加密码功能,添加访问权限,确保文档内容的安全。

小技巧:

如果小组外部人员需要访问特定的文件,可使用上面所说的生成私密文件链接的方法,用密码来下载。

8. 办公首选软件自带云盘

除了诸如百度云、360云盘的一些专门云盘外,越来越多的软件自带有云盘功能。例如Windows 8.1便自带了OneDrive云盘,国内办公软件WPS也自带了云盘。这些软件的云盘不用单独申请,在使用软件过程中,只要用个人账户登录,即可将生成的文档保存在云盘当中(图5),云盘与软件的衔接和使用更加自然方便,尤其对普通电脑用户,更能带来便利。

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小提示:

如果你在使用新版的Windows 8.1操作系统,最好请注册网络账户登录系统,这样自带的云盘就能发挥作用。对于处理办公文档的用户,使用WPS前将账户设置为自动登录,在使用过程中养成将文档保存到云端的习惯,这样对于异地访问文档、文档协作共享、特殊情况下的灾难恢复等都大有益处。