巧用云盘与邮箱存文件

刘英 《电脑爱好者》2016年第5期 2016-10-14 13:54专题 标签:云盘 邮箱

旅行在外,要保证移动办公的顺利进行,就需要在走之前做好数据的准备工作。这其中包括必要的文件资料整理,文件到云盘或邮件附件的上传等任务。所有这些听起来简单,但如果不得法,会影响工作效率,甚至在工作时无法获得应有的文件或数据。

1. 文件上传前的整理要诀

云盘对文件的管理不像Windows本地那样方便,无论是修改目录结构还是移动或重组资料,都会感到缩手缩脚。因此,在资料上传到云盘之前,最好在本地将目录结构、文件名、文件格式等处理停当,然后再传入云盘。

首先是目录结构的整理。在云盘使用过程当中,一种最糟糕的情况是明明知道文件存在云盘里了,但使用时就是找不到。原因很简单,由于目录没有作结构化处理,一有文件就随手上传到云盘,但文件名又不能反映文件内容,而云盘要做到按内容搜索,一般需要开通VIP会员才能做到这一点(图1)。因此,用不具备内容特征的文件名是无法搜索到想要的资料的。为避免这种情况的发生,在上传资料在云盘之前,请先按工作类型或资料类型在本地建立好文件夹,然后以文件夹为单位上传资料到云盘中。

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图1 在云盘中全文搜索文件内容需要开通VIP会员

小技巧:

为了达到全方位快速搜索的目的,在本地建立文件夹或文件时,名称最好起复合名称,例如“工作日志-2015年-华南片区”。这样一来,无论按工作类型搜索,还是按年份、地理位置搜索,均可以快速搜索到该文件。

除了文件夹按类组织划分外,文件名的成批整理也应该放在本地进行,不要等到放在云盘后才想起整理。由于云盘的文件管理功能相对单薄,成批更名几乎不能指望在云盘中进行,因此若有文件需要在云盘中更名,会显得特别不方便。在本地为文件成批更名,如果文件名已成序列(如“001.DOC、002.DOC”),这也还远远不够,需要用批量更名软件(如拖把更名器),添加文件名前缀或后缀,变成诸如“产品汇总001.DOC、产品汇总002.DOC”或“001产品汇总.DOC、002产品汇总.DOC”这样的格式。这样做的目的,同样是也是为了在云盘中可被快速有效地搜索到。

此外,文件选择怎样的格式,也是在上传到云盘前应该考虑的问题。虽然云盘中存储文件没有什么格式限制,但必须要考虑到,上传到云盘中的文件要能有助于在线直接查看。例如,360或百度云盘中存储的视频或音频格式,均只支持最常用的几种格式的直接播放。对于特殊的格式,播放时只能先下载再播放。而迅雷虽然能实现离线转换文件格式,也得注册为收费VIP用户。另外,大家喜欢将资料打包为RAR或ZIP后上传到云盘,但是,压缩文件在云盘中的使用也是个问题。虽然当今的主流云盘声称能支持压缩包内容的在线预览,但是也仅仅是小文件的预览,甚至需要花钱注册为VIP用户才能预览(图2)。云盘保存电子书也是如此,不是说什么样的电子书云盘都能阅读,一般只有TXT、PDF、DOC类的电子书云盘能自动预览。因此,如果文件格式比较特殊,最好在本地先转换好,然后再上传。具体的图片、音视频、电子书的格式转换方法,本刊曾多次讲述,读者也可以通过网络查询具体的转换方法或软件。

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图2 云盘预览压缩包内容需注册VIP用户

2. 云盘文件双保险备份技法

将资料上传到云盘的方法我们此前多次讲过,这里没必要赘述。但是,由于是长途旅行,身负重要的未完成的工作任务或期望值很高的娱乐任务,资料的备份和安全获取是来不得半点马虎的。如果由于软件或方法选择的疏忽而造成获取资料时的意外,那会让人捶胸顿足、后悔莫及。因此,需要掌握一种万无一失的资料远程“携带”方法。

云盘毕竟不是放在自己家里或装在自己兜里的存储设备,网络服务器不畅通也是很可能发生的事。如果放在云盘中的资料由于服务器或线路的原因拿不下来,那样在外出使用时就只能干着急了。因此,采用云盘双备份方案将更加安全。

要实现云盘双备份,最好不要选择同一类云盘(例如同样采用360云盘的两个不同账号)。因为如果一种云盘的服务器出现问题,可能在同一时间内不同的账户都将不能访问。比较保险的办法是采用不同类型的云盘来备份同一种资料(例如用360云盘和百度云盘同时备份)。具体实现思路:在A类云盘中建立同步文件夹,将资料存入该文件夹下。然后再将该同步文件夹作为B类云盘的自动备份文件夹。这样,放入的资料在自动同步到A云盘的同时,还会在B云盘中留存最新的备份。注意,“同步”和“备份”是两个概念。

以使用360云同步盘和百度云自动备份功能相结合为例。在360本地同步文件夹下建立工作资料文件夹,将工作所需文件统统存入该文件夹(图3)。在百度云管家的自动备份设置窗口中,设置自动备份文件夹为360同步文件夹(图4)。保证360云同步盘和百度云管家客户端同时处于开启状态。这样设置之后,只需保证在360同步盘的工作目录中工作即可,资料向两个云盘的同步或备份工作将是自动进行的。这样,当回到家里或出远门时,即便是一家的云盘服务器出了问题,也可以从另一家云盘中获取自己的资料。多一个心眼,有备无患。

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图3 在360云盘中建立工作资料文件夹

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图4 设置360同步文件夹为百度云管家的自动备份文件夹

小提示:

虽然云盘资料的双备份在使用起来比较方便也非常安全,但如果条件允许的情况下,最好还是将资料打包拷贝到一个闪存盘或移动硬盘上带走。实在没有闪存盘或移动硬盘,使用“360手机助手”或“软件数据线”等数据传输软件,将资料传送保存到手机SD卡中,也可以在关键时刻派上用场。这样做的目的主要是防止在异地没有网络的时候能够继续工作。

3. 巧用邮件附件安全存文件

QQ是我们最常用的工具,而用QQ自带的QQ邮箱携带资料也非常方便。只需在登录PC版QQ后,点击自己的QQ面板上的邮件图标,进入到QQ邮箱页面,点击左侧栏内的“文件中转站”,然后点击“上传”按钮上传本地整理好的文件,即可将文件保存在QQ邮箱(图5)。QQ邮箱文件中转站中的资料容量限制为3GB,单文件限制也为3GB,默认免费存放期限为30天,一般可满足节假日外出使用的需求。过期将会失效,如果要延期,可点击“转存到微云”按钮,将资料转入自己的微云空间永久留存。结合微云TB级的超大空间,不用担心资料放不下的问题,也不用担心资料失效。

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图5 将文件资料转存到QQ邮箱的文件中转站

小提示:

由于QQ有不同平台的版本,因此需要注意资料的备份方法和不同平台QQ软件下的资料获取和使用。手机上的QQ邮箱资料的收取,可通过手机QQ中收到的“QQ邮箱提醒”信息点击进入收取。此外,还可以通过在手机浏览器里直接输入m.mail.qq.com进入网页收取。对于存入微云的资料,可在手机上安装微云客户端,登录微云账号收取文件资料。微云账号与QQ号可以相同。