办公合作有诀窍

刘英 《电脑爱好者》2016年第17期 2017-02-24 14:42专题 标签:办公 Word Excel PPT

Word、Excel、PPT是我们办公最常用的“三驾马车”。平时,我们处理办公事务,都是在这三个软件中独立工作,文归Word管,表归Excel制,演示功夫全看PPT的。然而,世界上孤立的事物总会显得单薄,如果在使用过程中巧妙地将这三个软件联合起来,往往会有事半功倍的效果。

1. Word表格高大上 离了Excel靠边站

虽然在Word中本身就含有多种插入表格的功能,例如绘制表格、指定行列生成表格、插入快速表格、文本转换成表格等(图1-1),然而,Word自身的表格功能虽然在排版上有其方便的优势,但其最大的缺陷是计算功能比较薄弱。如果要在Word中真正实现计算方便、功能强大,且排版要漂亮,那么Word与Excel的联合制表,将是一种最好的选择。

在Word中与Excel联合制作电子表格的第一种方法,是直接通过“插入”菜单,插入Excel电子表格。这种表格其实是在Word中嵌入了一个Excel表格的特殊对象,表格的操作环境是Word中的Excel,而操作方法完全与Excel中的操作方式相同(图1-2)。当我们点击表格空白处时,回到了Word原来的环境,完全看不出刚才在Excel中工作过的痕迹,表格也变了模样(图1-3)。当再次点击表格编辑时,又会回到内嵌的Excel编辑环境,如此往复。

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第二种联合制表的方法是先在Excel中做好表格,然后复制要利用的表格内容,最后转到Word环境下按下Ctrl+V组合键粘贴表格。这种联合制表的方法,在表格制作完成之后,Excel就完成了它的使命,Word中的表格就脱离了与Excel的关系,成为一种独立的存在(图1-4)。

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其实,Word与Excel的联合制表还有更多的方法可供我们选择。在Office 2013以上的高版本Office套件环境中,通过在Excel环境下复制表格,然后转到Word中,按下鼠标右键,可以出现一个多项粘贴选择工具条(图1-5)。通过这里,我们既可以选择保留原格式的表格复制,也可以在复制时只保留表格文字而不保留表线,还可以将表格作为一个活的链接插入进来,以便表格内容的动态更新。此外,如果选择复制为图片,那么这张表格就变成一个“死”的不能被修改的内容,这非常适合于插入一个定性内容的表格,例如成果表、成绩表等。而动态链接表则更适合于那些经常性变化的表格,例如数据监测表、销售情况登记表等。

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2. PPT图表演示 Excel功不可没

与Word中联合Excel制表类似,有时候我们需要在演示中使用到一些表格内容。这时,同样可以采用在PPT中直接执行“插入→表格→Excel电子表”的方式,在演示页面中嵌入一个Excel表格对象,并且可以随时点击,即可进入Excel表格编辑环境,灵活编辑其数据内容(图2-1)。这也是PPT与Excel“合体”的最原始方式。

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此外,我们也可以先在Excel环境下做好需要的表格,然后转到PPT环境中,点击鼠标右键,通过多功能粘贴工具条,按需选择粘贴方式(图2-2)。如果PPT演示中需要的表格数据可能会有所变动,那么需要采用链接的嵌入方式,这样,当需要改动表格数据时,只在Excel源表格当中修改即可。反之,如果PPT中引用的是结论性的表格内容,那么采用粘贴为图片的方式或直接用Ctrl+V的方式粘贴就可以了,这样也便于在PPT中灵活布局版面。

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PPT中更为直观的数据演示方式是插入各种形状的图表,例如柱形图、折线图、饼图、条形图、面积图、XY散点图、股价图、曲面图、雷达图、组合图等。而这些图表不是凭产生的,都要以数据为依据。当数据量小的时候,可以用PPT自带的简易图表插入功能来处理数据,生成图表;而当数据量比较大和复杂时,就需要借助于Excel的强大数据处理功能了。实现的具体方法:在PPT中点击“插入”菜单,然后再“插图”分组功能中点击“图表”,在图表类型列表中选择想要插入的图表类型(图2-3)。随后,我们可以看到有图表以及对应的数据表格出现。这时,如果要编辑更为复杂数据,可通过点击表格上方的“在Microsoft Excel中编辑数据”按钮,进入Excel数据表格编辑环境,对数据进行更为详尽的增、删、改等编辑工作。编辑的过程中,下方的图表也随之联动改变(图2-4)。

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3. 冗长PPT图文好版 要靠Word协助

Word以图文排版见长,PPT则以图片演示配以适当的文字见长。如果遇到文字比较多,版面比较复杂的内容需要演示,一种办法是直接用Word,通过将Word页面发送到投影机演示;另一种办法则是先将版面在Word中做好,然后保存为图片格式,置入到PPT中进行演示。由于直接将Word内容投送到屏幕上演示,无法做到像PPT中那样的灵活控制,因此,优先考虑Word与PPT联合制作演示版面的方案是上策。

Word与PPT联合制作演示版面的的优势是,PPT中可以做成单独的演示页面,便于添加各种控制按钮,便于播放的跳转控制,也可以根据需要制作成各种各样的页面过渡效果(图3-1)。

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首先在Word中进行图文排版。Word图文排版其实不单单是图片、图形与文字在平面上的位置关系处理,还存在着一个空间层叠关系的处理问题(图3-2)。用好Word平面设计中的空间层次关系,对合理布置图文版面,能够起到很好的协调作用。

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然后,将Word版面导出为图片格式。Word不支持直接将页面保存为图片格式。将Word页面导出为图片格式,可采用多种另类的方法。如果显示器尺寸足够大,能够清晰显示页面内容,则可以用抓图热键(如QQ的抓图热键Ctrl+Alt+A或抓图软件的区域抓取热键),将页面抓取为图片。如果显示器小,不容易实现清晰页面的显示和抓取,这里有个办法可以实现:先将Word文档保存为包含图片的MHT网页格式,然后用支持网页抓图的网络浏览器(如360安全从浏览器、搜狗高速浏览器、QQ浏览器等)打开该MHT文件,将页面抓取为图片(图3-3)。最后用图片处理软件对抓得的页面进行适当编辑,即可供PPT使用了。

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最后,在PPT页面中,插入前面制作好的版面图片,添加各种页面效果和过渡效果,完成PPT的制作(图3-4)。

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4. OneNote当“红娘” 平台再多也不惧

当前,人们所使用的办公设备不再单一,也许一个人在不同地点和不同环境下会使用不同的设备和平台进行办公,而这些平台所使用的办公软件可能会有所不同。那么,在不同的平台之下,如果要交换或共享图文、表格等办公信息,该采用什么办法,以便解决文档格式的兼容问题?

我们可以使用一个能够起到“桥梁纽带”作用的常用软件OneNote,以达成跨平台信息交换的目的。在Windows 10系统中,默认已经集成了OneNote应用。此外,在Windows应用商店以及Windows Phone手机系统的环境中,OneNote也有它的相应版本。另外,在我们所熟悉的苹果设备中,既有台式或笔记本电脑能够使用的Mac版OneNote,还有适用于iPad、iPhone等移动设备的移动版OneNote客户端。在使用面最为广泛的Android手机和平板当中,OneNote也可以在应用市场上随处下载安装。其实,即便是所有这些平台上郡不安装OneNote的应用客户端,我们也可以直接通过各种平台上安装的各种核心的网络浏览器,直接使用OneNote服务。由此可以看出,OneNote作为连接各种设备和平台,进行办公信息传输的“中介”,完全可以胜任这个多面手的“红娘”角色(图4-1)。

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在一个平台上的OneNote中编辑文档,编辑完成之后,OneNote会自动同步到云端。需要注意的是,在OneNote的“选项”设置中,要保持“自动同步笔记”和“同步所有文件和图像”选项开关处于开启状态,以保证本地编辑的所有内容能够毫无保留地上传到云端(图4-2)。这样,当我们在另一种设备、另一种平台上启动OneNote之后,只要我们在该设备上使用OneNote时,使用的登录账号是与前述系统相同的账号,那么,以前编辑的文档或表格,便会自动出现在当前OneNote的文档列表中,我们就可以在不同平台中享用原有的文档和表格格式,并继续在不同平台中完成已有文档或表格的阅读或再编辑工作。

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而对于在不同平台的不同软件之间的图文信息的共享,也可以利用Onenote的跨平台属性,实现信息交换。具体方法,在一个平台上通过该平台的OneNote软件,承接本平台其他软件处理的图文表格信息(即将其他软件处理的图文表信息复制粘贴到OneNote软件中);然后在另一个平台上登录OneNote,获取这些图文表信息,再打开第三方软件环境,将OneNote环境下跨平台继承下来的图文表信息加以复制,并粘贴到第三方软件的编辑环境当中。这样,就实现了跨设备、跨平台,保留图文和表格格式,在不同种类的软件中分享信息了(图4-3)。

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小提示:

通过OneNote的“插入”菜单,可以插入表格、图片等内容;还可以通过“照相机”,插入实时拍摄的图片信息;而通过“链接”按钮,可将外部任何网址链接到文档当中,这就建立了Internet与文档的联系;插入“文件”按钮,则可以保证任何类型的文件通过OneNote这个“中介”来过渡使用,这为跨平台文件共享提供了一种可行的渠道(图4-4)。

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