轻松办公 打造无恙软环境

刘英 《电脑爱好者》2016年第18期 2017-03-02 14:09专题 标签:办公软件

在使用办公软件的过程当中,我们常常会遇到的问题是文档发生错误或内容丢失的情况。也有的时候,会出现软件启动故障或工具栏、工具按钮等错乱或丢失的情况。当我们遇到这些情况的时候,如果心里已经熟知解决办法,就省去了“临时抱佛脚”的麻烦,可以随手轻松解决遇到的问题。

1. MS Office文档错误修复和预防

善用Office自带的文档恢复功能

由于编辑过程中偶遇的断电、死机或办公软件进程意外中断所造成的文档未被及时保存,下此启动编辑软件后,软件会自动提醒上次出错的情况,并提示已经恢复和修复的文档信息列表。在“文档恢复”窗格中,首先列出最近为保存的、且被软件自动恢复的文件,点击“查看恢复的文件”链接(图1)。

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进入文档恢复对话框,如果有多个可恢复文件,该列表中将会显示其文件名清单,点选需要恢复的文件,点击文件右侧的下拉菜单按钮,从中可选择“另存为”保存文件,或者选择“打开”直接打开该文件(图2)。

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第三方恢复工具应对文档丢失

如果说以上自动恢复信息是针对软件自我保留的文件而言,那么对于因磁盘错误或误删除等操作而造成的办公文档丢失,以上办法就无法解决。这时,我们推荐使用一款优秀共享软件Hetman Office Recovery来恢复文档(图3)。该软件支持Word、Excel、PPT、PDF、TXT、RTF、ODP等常用办公文档恢复。使用时,先选择办公文档原先存放的位置,选定要查找恢复的文档,然后执行快速扫描,扫描结束,点击扫描结果中要恢复的文件进行恢复即可。

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预防信息丢失 自定义备份时间

通过在办公软件的“选项”窗口中设置自动保存的时间间隔,缩短自动保存时间(如1分钟),尽可能保存最多的文件信息。此外,要选中“如果我没保存就关闭,请保留上次自动保留的版本”复选框(图4)。

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2. Word工具栏发生错乱的解决

如果Word工具栏发生错乱,可通过修改注册表解决。以Office 2013为例,定位到“HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\15.0\Word\Data”(图5)。右击“Data”项目,选择“重命名”,将其改为“Data1”。关闭注册表,重新启动Word,Word工具栏即可恢复正常。

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3. 去除文档中非常奇怪的字符

有时我们会发现在文档中出现一些与内容本身无关的奇怪字符,我们总担心这些字符影响我们的打印结果。其实这些字符可能是非打印字符,将其设置为关闭状态,就不会在屏幕上显示了。具体方法是,在“Word选项”窗口中单击左侧“显示”项,将右侧“始终在屏幕上显示这些格式标记”一栏下的所有选择清除掉,确定即可(图6)。

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4. Word显示“空白”图片的找回

你是不是遇到过打开过别人发来的图文混排文档,却发现里面本该出现图片的位置却都是一片空白的情况?那么,遇到这种情况该如何处理呢?

若遇以上情况,可先通过“Word选项→高级→显示文档内容”一栏下,去掉“显示图片框”项的选择(图7)。若调整图片框也无果,可先将Word文档另存为Web页(保存类型选择“网页”),之后在与htm文件同名的.files文件夹下找到图片,新开一个Word文档,置入原文文字,重新插入图片即可。

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5. WPS不能正常启动和工具栏异常

偶尔,在使用WPS Office办公套件时,我们会遇到软件不能启动或工具栏异常的情况。这时,需要借助于金山提供的修复工具来进行修复。先从开始菜单的WPS Office程序组中找到“配置工具”(图8),点击启动后,在修复工具窗口单击“开始修复”按钮,即可自动将软件恢复到默认状态(图9)。

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如果要常规修复工具不能修复WPS软件错误,可点击配置工具中的“高级”按钮,进入分类修复窗口,点击“重置修复”选项卡,然后依次点击“重新注册组件”和“重置工具栏”两个按钮,逐项进行修复即可(图10)。

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