办公小技巧:不论次序 快速登记个人信息

CFan 电脑爱好者 2019-04-01 08:51应用 标签:个人 信息

在工作或生活中,我们常常需要用Excel登记个人信息,但当一个表格中需要登记的人数特别多时,先查找姓名再录入的登记方式,操作起来就会非常麻烦。如何根据每个人的编号快速登记其相关信息呢(图1)?这里我给大家介绍一种不需考虑顺序、不用查找姓名,直接录入编号和内容的方法。

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首先,我们在原有编号、姓名、成绩3列的基础上,前后各插入一个空白列,A列和E列。将D列“成绩”单元格格式设置为“文本”。具体操作为选中D列并单击右键,选择“设置单元格格式”菜单项,然后在“数字”选项卡下选择“文本”类别,最后点击“确定”按钮(图2)。

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接下来开始登记成绩。假设第一个来登记的是13号鲁智深,成绩是130分,那么我们在E1单元格输入013130即可。接下来按照这种方式依次输入所有人员的编号和成绩,不论先来后到,也不用去理会前面的编号、姓名是否与输入的内容对应(图3)。

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待所有编号和成绩录入之后,在A2单元格输入公式:“=NUMBERVALUE(LEFT(E2,3))”,D2单元格输入公式:“=RIGHT(VLOOKUP(B2,A:E,5,FALSE),3)”,分别将两单元格向下填充,即可获得所有人员的正确成绩(图4)。

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按下Ctrl+A选中所有单元格,再按下Ctrl+C复制,右键单击并在菜单中选择“选择性粘贴”,再选择“数值”,点击“确定”(图5)。最后,删除A、E两个辅助列。

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小提示:VLOOKUP函数用于按列查找数据并返回指定值,即根据给定表格第一列的数据查找并返回该行指定单元格的值,常用于进行核对数据等操作。

LEFT和RIGHT函数分别用于获取从左往右或从右往左特定数目的字符,在本例中用于拆分输入的字符串。

NUMBERVALUE用于将文本转换为数字,例如将获取到的“013”转化为13。