办公小技巧:Excel动态图表即点即变

CFan 电脑爱好者 2020-03-04 09:15应用 标签:图表 动态

Excel中的常规图表往往是静态的,一般是在选择相应的数据后自动生成,演示时固定不变。不过遇到变化较多的数据,比如某公司季度生产计划,分析时需要比较某个月或者某几个月的实际任务占比,这时常规的静态图表很难表现,这种情况下我们不妨试试动态图表。

首先在Excel中输入原始数据,选中D列作为辅助列,然后在D2:D5单元格填充进True字样,把它作为选中选项的判断值(图1)。

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图1 辅助列

在原始数据前插入一列,选中A2,点击“开发工具→控件→插入→复选框(窗体控件)”,在A2中插入一个复选框(窗体控件),双击插入的控件,依次将原来的“复选框”字样删除,只保留复选框,然后下拉填充,将复选框依次填充到A3:A5单元格(图2)。

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图2 添加复选框

右击A2的复选框选择“设置控件格式”,值设置为“已选择”(表示复选框选中时它的值就为True),点击单元格的链接选择“$D$2”,即将复选框的选择和D列对应单元格的值对应起来。操作同上依次对A3:A5单元格的控件做同样的设置(图3)。

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图3 设置控件格式

返回Excel,此时如果我们对单元格的复选框进行选择,可以看到选中/未选中后,D列对应的单元格值会变为True/Flase,这样借助插入的复选框我们就可以实现对项目产量值的灵活选择了(图4)。

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图4 复选框选择/未选择变化

通过复选框我们可以实现对项目的灵活选择,因为最终选择需要反应在动态图表变化上,因此下面我们还要将选择的数据参与实际求和。为了将选择的数据进行求和,这里我们可以使用SUM的数组函数实现。定位到C6单元格,输入“=SUM(C2:C5*D2:D5)/B6*100%”,然后按下Ctrl+Shift+回车填充数组公式(图5)。

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图5 数组公式

小提示:这里使用数组公式的概念将原来季度数量求和与D2:D5的判断值关联在一起,当复选单元格处于选中状态,D列单元格的值是True,此时对应C列的值就会参与求和,否则显示为Flase,对应C列的值就不会参与求和,从而实现数值的灵活选择。

为了方便识别选中的图表数据,这里可以使用条件格式对选中单元格进行颜色设置填充显示。选中A2:D2,点击“开始→条件格式→新建格式规则”,在打开的新建规则窗口选择“使用公式确定要设置的单元格的格式”,在公式栏输入“$D$2”(图6)。

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图6 条件格式设置

继续点击“格式→填充”,将符合条件的格式填充为蓝色(即和图表中已完成的数据颜色一致)。这样当我们在数据栏勾选复选框的标记后,选中的单元格就会自动填充对应的颜色了(图7)。

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图7 条件格式设置

现在定位到D6,输入公式“=1-C6”,选择C6:D6数据区域,点击“插入→图表→圆环图”,插入一个圆环图。选中插入图表,右击选择“设置图表区格式”,将填充的方式设置为“无”。继续选择“设置数据系列格式”,将圆环内径大小设置为14%,方便我们更直观查看占比图示(图8)。

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图8 设置数据系列格式

右击图表选择“添加数据标签”,添加完成数据标签后,将相应的数据标签依次更改为“已完成+数值”和“未完成+数值”,同时将未完成字体提示设置为醒目红色。最后将图表标题、系列标记等无关内容全部删除,选中D列,将“辅助列”的字样删除,然后将该列大小缩小,将该辅助列隐藏显示(图9)

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图9 添加数据标签

可以看到这个圆环图实际上是由C6(选中实际产量值/计划产量百分比)和其余数(1-百分比)组成的,因此当我们在原始数据栏选中需要统计的数据时,图表就会进行动态的变化。比如现在可以任意选择1个或几个季度的数据,选择后可以非常直观看到图表的变化(图10)。

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图10 选择后图表变化

可以看到通过添加复选框控件并设置TRUE/Flase的值,我们可以实现对指定数据的显示和不显示,大家可以举一反三制作出更多符合自己需要的图表。比如可以使用柱形图,通过TRUE/Flase的值实现数据的叠加显示/不显示,这样的动态图表可以更方便对自行选择的数据的比较。