时间就是金钱!钉钉、企业微信、飞书 谁才是协同高效的代表作

CFan 电脑爱好者 2020-03-25 10:55产品 标签:飞书 企业微信 钉钉 远程办公

受疫情的影响,无数企业主和员工都被迫隔离在家。为了维系公司的正常运营,远程、无纸化办公逐渐从小众市场向各行各业铺展开来。然而,相信不少朋友刚听说公司要远程办公时都呈一脸懵圈状——想要协同办公哪有那么简单?不仅沟通上障碍重重,缺乏面对面的团队工作,如何协同也是一件难上加难的事情哦。

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当前三款最热门的远程办公平台

如果你是企业/团队/小组负责人,并且正在挑选远程办公工具的话,一定听说过最近最火的三款多终端远程办公协作软件平台:飞书、钉钉、企业微信。那么,这三款软件谁才是在线办公的最佳利器呢?

远程办公三剑客

飞书、钉钉和企业微信分别是字节跳动、阿里巴巴和腾讯旗下的拳头产品,针对电脑和智能手机都有专用的PC/APP客户端(还包括网页版,但后者在体验上不如客户端,所以本文就不再赘述了),支持多终端多用户联动。

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PC客户端软件大小

它们都能帮企业实现“3个不能断”(服务不能断、业务不能断、组织不能断)以及“5个在线”(沟通在线、业务在线、组织在线、生态在线、协同在线)的既定目标。

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移动客户端APP(iOS平台)评分对比

但正所谓尺有所短,寸有所长。飞书、钉钉和企业微信针对远程办公各有自己的一套逻辑,其背后的生态也会造成用户实际体验上的偏差。适合自己的才是最好的,所以我们有必要对这三大平台的核心功能进行一番比较,帮大家锁定目标,减少后期的比对和学习成本。

初次上手的学习难度

如果你以前从来没有接触过远程办公,光是研究创建企业/组织/团队、邀请成员、通讯录管理等基础功能就会耗费你很多精力,如果再算上考勤打卡、工作日志、团队协同、会议直播等常用功能,想想就头疼。

要知道,团队所有成员能否熟练使用平台的各项功能,将是决定远程办公效率的关键。

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在官网可以查询使用帮助说明

此时,来自官方的使用手册和相关教程无疑就是缩短学习时间并加速上手的秘籍了。PC用户可以访问官网,在帮助中心中就能找到相关资料。而小编则建议大家在手机APP端进行学习,毕竟手机随时掏出来就能看,总比趴在电脑桌前顶着显示器屏幕自在舒服。

企业微信:企业微信的学习入口在“我→设置→帮助与建议”,通过帮助中心的问题和使用手册可以了解该平台的基本使用方法。

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企业微信使用手册

钉钉:钉钉的学习入口在“发现→学习中心→学习手册”,其中包括基础的钉钉使用手册,以及热门功能用法的各种指南等。

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钉钉使用手册

飞书:飞书的学习入口在“我的头像→系统设置→关于飞书→特色功能介绍”,与企业微信和钉钉相比,飞书的帮助内容更加丰富,包括了解飞书、使用飞书、巧用飞书、企业管理、常见问题和视频等栏目,而且每个栏目中的技巧类文章还会不定期更新,教程中还添加了大量的GIF动图,无论是技巧检索还是照着操作都更加方便。

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飞书的使用手册

08 飞书使用技巧动图

飞书使用技巧动图

初次使用时,我们还会发现飞书、钉钉和企业微信在登录验证的机制上略有差异。其中,飞书采用的是通过手机短信(邮箱)验证码的登录机制,避免了账号密码被盗而被他人登录的隐私泄露风险。钉钉和企业微信可以通过账号密码登录,也能使用支付宝和微信一键登录,在方便与安全之间各有利弊。

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飞书的两种登录模式

飞书还提供了一个特色功能,它能针对不同企业及组织需求,提供可定制的尊享旗舰服务(收费),比如不用将数据上传到云端,而是保存在企业私人部署的本地数据中心,让企业主无需担心云端服务器被攻击而导致的隐私泄露问题。当然,这种云端数据掌握在企业手中,也会涉及本地数据需要有专人备份维护等问题,如何取舍还得看企业主对安全的敏感度和实际需求。

三款软件界面展示

飞书、钉钉和企业微信PC和APP客户端的操作界面风格与功能互有重叠,相对来说飞书的界面更清爽,钉钉的功能入口多,而企业微信用起来的感觉则更熟悉(和微信相似)。

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飞书移动客户端界面

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飞书PC客户端界面

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钉钉移动客户端界面

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钉钉PC客户端界面

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企业微信移动客户端界面

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企业微信PC客户端界面

飞书、钉钉和企业微信除了自身提供丰富的功能插件以外,还支持安装第三方应用(类似小程序),都在努力营造一个All in One生态圈。由于钉钉布局最早,所以该平台上的应用数量最多,涉猎广泛;飞书则更倾向于精品路线,重点接入问卷星、法大大、赢在销客等各领域的头部应用;企业微信中第三方应用的服务类型更偏向传统行业。相对来说,贵在精而不在多的飞书,应该更能讨好追求效率的年轻用户。

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飞书应用

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钉钉应用

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微信应用

当企业团队人数较多,或者当我们安装了太多第三方应用后,很容易错过重要的消息和提醒。为此,飞书、钉钉和企业微信PC都集成有机器人(bot)系统,但通过一段时间的使用,飞书的机器人系统给小编的感觉则是更智能和聪明,该软件可以自定义机器人,将集成应用的动态推送到群聊中,实现信息自动同步。也可以在飞书里和机器人对话,让机器人帮忙完成任务,比如它可以将群里每一条@你的消息都汇总进表格,在与助手的对话框中输入要翻译的内容便可立即得到翻译结果,熟练使用后可以进一步减少我们日常的重复劳动。

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飞书机器人演示

17 飞书机器人

飞书机器人演示

核心场景体验对比

飞书、钉钉和企业微信的功能虽多,但对绝大多数企业主和员工而言,最最核心的还是与远程协同办公密切相关的三大核心场景——即时沟通(包含音频视频会议)、文档共享编辑和日程协同,至于其他功能都是锦上添花。接下来,咱们就来重点关注下三大平台在核心功能上的表现。

即时沟通

和微信QQ等传统IM软件相比,远程办公平台的即时沟通需要更加高效的对话框整理系统。

企业微信企业微信在即时沟通方面大体延续了微信的逻辑,增加了发送对话记录到日程或待办事项的选项,但依旧缺少信息流聚焦和消息分类等实用功能。换句话说,企业微信上手毫无难度,因为它就是微信,但也因此没能深挖即时沟通领域的深度玩法。在聊天记录的保存方面,企业微信可以保存180天。

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企业微信截图

钉钉:钉钉的特色在于专注模式,它预设置顶、单聊和群聊等多种类型,帮我们将把不同属性的沟通区分开。同时,钉钉还提供了“DING”和“消息直通车”功能,点击对应图标就能快速查看相关的消息,还能把聊天记录直接存为长图转发给其他人,在提升工作效率的同时,也能降低工作失误率。在聊天记录的保存方面,钉钉可以保存360天。

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钉钉截图

飞书:飞书将GTD体系引入到了即时沟通功能中,所有的聊天内容都按照今天或更早进行了分类,以时间为轴呈现出冷、热两种沟通状态,能让我们将注意力都放在最新的消息列表之上。

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飞书的串消息非常好用

当我们针对单条消息进行回复时,相关讨论就会自动“串”在一起,点击其中任意一条消息就能快速查看上下文,再也不用费力翻找聊天记录了。

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飞书截图

当某个涉及到工作任务的聊天完成后,将其右划就代表“已完成”,这条沟通记录会自动收纳进“已完成”消息列表,不再占用你的视线;一些特别重要或不太重要的聊天消息,则可以通过左划添加到置顶或“稍后处理”,这种为对话框赋予了权重和层次的操作逻辑清晰明了,不易出错和遗漏,每完成一项任务就让其“已完成”,不仅可以解决对话框堆积的问题,还能给人一种“活越来越少了”的成就感。

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飞书Pin和加急功能

此外,飞书发出去的消息会显示已读未读状态,还提供了Pin和加急功能,其中Pin就好像群收藏,将重要的信息添加到Pin,该小组的所有成员就能随时在Pin列表中查阅。而加急功能则可以确保被加急的成员都能第一时间看到消息,避免遗漏。对了,飞书还能同步显示成员的状态,比如有员工通过请假系统请假了,在其个人日历上和名字后就会出现请假标识,其他员工看到后就能自觉不去打扰对方。在聊天记录的保存方面,飞书可以做到永久保存,并将消息记录都存储在云端,可自动同步到所有设备。新成员加入群组时可随时随地查看全部历史消息,快速融入团队和项目,降低沟通成本,提升上手效率。

在大家关心的语音视频会议上,三款软件背靠的腾讯、阿里巴巴和字节跳动都有海量的服务器资源,无论带宽还是稳定性都位列同类软件中的第一梯队,前不久因“中小学生过多而挤爆服务器”的情况属于极小众的特殊时期的特殊案例,大家需要理性看待,非极端情况下,三款软件的视频会议都能带来接近完美的体验,这一点无须怀疑。

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飞书单个视频会议支持 100 方稳定接入,并针对弱网环境进行优化

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飞书最多支持百万量级观众同时在线,简单易用、稳定可靠、全端覆盖,让分享无界限,沟通无极限

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飞书在音视频会议过程中,支持文档原生共享,并提供“跟随演示者”和“自由浏览”两种共享模式

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飞书录制内容将会自动保存在云端,并通过飞书机器人向所有参会人推送会议主题、日期和录制文件链接,方便后续回顾

飞书、钉钉和企业微信的差异主要体现在了视频会议的功能侧重层面。比如,在疫情期间企业微信最多支持300人在线的视频会议,但其中只有30人能开启视频功能,其他人只能旁听;钉钉最高支持302人同时在线并开启视频画面,参会人还能开启美颜功能;飞书支持100人在线的视频会议,支持投屏浏览、会议录制后自动云端保存(所有与会人员都能自行下载)和线上办公室等功能。在飞书的视频会议中,主持人还可一键发起直播,并快速分享会议直播链接,最多支持百万量级观众同时在线(手机端或电脑端皆可),简单易用、稳定可靠。总的来说,飞书兼顾了视频通话的规模和人数上限,在视频通话的细节体验上表现最好。

文档共享编辑

文件共享与多人协同编辑(在线文档),应该是远程办公中最常遇到的场景。飞书、钉钉和企业微信都提供了云空间,包括个人空间和团队共享空间,其中飞书可以将任意文档(文件夹)定为收藏,与其他文件夹和文件区隔开来,还能将重要的文件设为离线可使用,在没有网络时也能随时调阅查看,在细节的处理上更加人性化。

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三款软件的云空间

对某些工作者而言,在线文档的使用频率可能还会超过即时沟通,甚至连一些基础交流都是在文档和表格中完成的。因此,远程办公软件的在线文档协同编辑能力至关重要。

企业微信:该软件的“微文档”就是在线处理文档的入口,它仅支持文档和表格两种文件格式,文档支持最多40人同时编辑,表格支持80人同时编辑。就编辑和排版能力而言,微文档只能说是将将够用,可使用Markdown语法写作,但却无法展示插入连接一类的语法,支持@提醒则是微文档的一大亮点。

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企业微信的微文档

钉钉:钉钉的在线文档模块其实就是WPS云文档,对用惯了Office套装的用户而言上手最容易,可以轻松设定水印、页码、页边距等项目,将多人共同编辑过的文档直接输出成标准的打印格式。可惜,WPS云文档没能引入@同事、插入日程等与即时通讯模块的联动,显得有些保守和传统。

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钉钉的在线文档

飞书:飞书的云文档功能是基于云端全新开发的线上文档系统,采用Markdown语法,支持文档、表格和幻灯片格式,在功能和操作上摆脱了Office套件的掣肘,同时还显得更加灵活高效。比如,它支持多人、多设备同时编辑一篇文档,内容自动保存在云端,无需来回发送文件或手动保存,所有人看到的都是最新版。通过演示模式,文档可秒变PPT,无需花费大量时间制作演示文档,也能清晰直观地传递和表达想法。

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飞书的在线文档

飞书的云文档除了可以进行常规的排版和添加水印等功能以外,还能插入附件、投票甚至Bilibili、Airtable等第三方模块,你还能直接在文档中@同事,对方能在第一时间收到提醒,了解文档的最新动态。在与即时沟通模块产生联动后,飞书可以带来更及时且更具效率的多人在线协作能力。

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飞书的在线表格同样非常强大,它支持实时协同编辑,具备灵活的权限管理和丰富的计算功能,支持易用的数据验证、常用公式和多种图表,满足办公场景下数据统计、分析等多类需求。

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日程协同

在远程办公类软件中,日历可能是最常见,但却是最不起眼的功能。然而,一支优秀的在线团队之所以可以保持高效率,绝大部分功劳都要被归结于日历,因为它可以为团队所有的会议、日程划定档期,为所有人构建一张直观醒目还能及时提醒的时间拼图。

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企业微信:在飞书、钉钉和企业微信中,企业微信的日历功能应该是最简单的,它只能记录基本的时间、地点、人物、事件等基础信息,没能和其他功能模块联动起来,它的亮点在于可以将邮箱中的会议活动同步到系统日历中去。

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微信日历

钉钉:钉钉的日历在企业微信的基础上,增加了邀请团队成员和生成会议群组等功能,可以建立企业日历,预定会议室和插入附件等。结合当前的疫情,钉钉可以创建健康日志提醒,到了需要提交日志的时间,如果有人遗忘钉钉会自动发送到个人的工作日程里加以提醒。

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钉钉日历

飞书:和其他两个软件相比,飞书的日历主打更加智能,将日历与沟通工具、团队组织会议、在线文档进行了深度整合。比如,它可以在日历中订阅其他同事的日历和行程,随时都能掌握同事们都处于什么状态(休假还是正常办公),以及他们正在干什么,并基于此随时调整自己的工作节奏。

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飞书日历

同时,飞书的日历还和IM体系打通,在日历新建事项并添加参与者后,到了时间系统可以自动生成临时群组,邀请参会人入群,飞书文档还会自动记录会议内容,避免了大量需要人力操作的步骤,最大限度节省了时间提升了效率。此外,收到会议邀请、日程开始前、日程时间地点发生变更、或日程有冲突时,日历助手小机器人会及时发送消息提醒,以防忘记。

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飞书日历可在会议室视图下,可以同时查看多个会议室的预约安排

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飞书日历可订阅同事日历,可以直观查看对方忙闲状态,不必反复沟通协调

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飞书日历创建会议邀约后,还可一键创建会议群聊,共享会议相关文档,一事一议,让讨论更专注更充分

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飞书日历在收到会议邀请、日程开始前、日程时间地点发生变更、或日程有冲突时,日历助手小机器人会及时发送消息提醒

总结

作为远程办公领域的头部平台,飞书、钉钉和企业微信都有着极强的战斗力,但它们在功能模块方面的侧重点和完成度存在差异,也因此各有适合的企业和工作场景。比如,作为行业前辈的钉钉,生态成熟,在功能上追求大而全,但也因此产生了较高的上手难度和学习成本,更适用于企业管理。企业微信则更像是微信的延展,为了强化企业的营销和客户维护需求而生,更加适合销售驱动型企业。

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作出道最晚的“年轻选手”,飞书向前辈们借鉴了不少经验,交上来的答卷却堪称最高分。比如,它在移动端的设计上更简洁精致,在即时沟通、文档共享编辑、日程协同等场景下考虑得也最周详,我们可以非常明显感受到飞书团队对提升办公效率的重视和投入,再结合其易上手的先天属性,更加适合追求效率的企业和团队,在项目协同领域绝对不会让你失望。