办公小技巧:三道防线 保证WPS文档安全

CFan 电脑爱好者 2020-08-28 10:01应用 标签:防线 保证 文档 技巧 办公

对于内容涉密的文档,保证文档在访问、存储、传输时的安全非常重要。充分利用WPS 2019的账号加密、密码加密、文档认证技术,可以保证WPS文档的安全。

1. 用WPS账号加密文档

WPS文档支持网络存储,而网络存储需要账号的支持。WPS账号加密即是在WPS账号的基础上对文档进行的加密。使用WPS账号加密的文档,只有加密者本人或授权的用户才可以打开,其他人将无权限打开。同时,加密文档只允许加密者本人解除加密状态。

要用WPS账号加密文档,打开文档后选择“安全”菜单,点击“文档加密”按钮,在文档安全窗口中选择“WPS账号加密”选项卡,显示当前文档为“未加密”状态,点击“使用WPS账号加密”按钮,即可将文档按账号加密(图1)。

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加密之后的文档在安全窗口中显示“已加密”状态,用账号登录该窗口之后,点击“解密当前文档”按钮即可解密。

2. 用文件密码加密文档

账号加密需要网络的支持。没有网络怎么办?不考虑网络支持的加密方式有文件密码加密。文件密码加密的权限包括打开权限和编辑权限两种。当我们拥有打开权限密码时,才能打开加密文档;而编辑权限密码用来限制对文档的编辑,如果没有该密码,则打开的文档只能阅读无法编辑。

要给文档设定文件密码,在文档安全窗口中点击“密码加密”选项卡,然后输入打开权限或编辑权限密码,点击“应用”即可(图2)。

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小提示:点击“高级”文字链接,可设定加密类型,不同的类型对应于不同的密钥长度。

3. 文档DNA认证

如果对文档内容的真实性有严格要求,希望用户获得的文档不被篡改,使用文档认证就非常必要。文档认证是通过WPS的文档认证程序,生成“文档DNA”代码的过程。文档DNA是根据文章部分内容,通过特有算法得出的全网唯一不重复的ID。

要对WPS文档进行认证,打开文档后点击“安全→安全认证”,或在文档安全窗口中选择“安全认证”,然后在认证窗格内点击“开始认证”(图3)。

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认证成功之后,显示认证日期和文档DNA代码。点击“复制DNA代码”,然后将该代码与文档一同发送给目标用户即可(图4)。

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