办公小技巧:巧用空白行分隔不同项目

CFan 电脑爱好者 2020-12-22 10:01应用 标签:技巧 办公 项目

在工作表中存放了大量数据,想将相同项目类别的数据存放在一起,并且不同项目类别的数据间用一个空白行隔开,这样的操作如何才能完成呢?其实,利用一个特殊公式外加条件定位就能轻松实现了。

以分班分配住宿为例,我们要将不同班级的人员用空行分开。首先,按“班级”字段名以升序的方式进行排序,将具有相同数据“班级”的记录项目存放在一起;然后,再增加一个辅助列E,在辅助列的第二个空白单元格中输入公式“=0/(A3<>A2)”,并向下拖动填充(图1)。

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接下来,选中整个辅助列,点击“查找和选择→定位条件”,在弹出的窗口中选择“公式”,将“错误”前面的勾选去掉,点击“确定”,这样辅助列中值是“0”的单元格就被选定了(图2)。

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再接着,在任意选定的“0”值单元格中单击鼠标右键,选择“插入”,在弹出的窗口中选择“整行”,点击“确定”,这样就在辅助列每个“0”值所在行的上面插入了一个空行(图3)。

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至此,辅助列已经完成其历史使命,因此我们需要将整个辅助列选定,并将其删除就可以了。

反过来,如果出于某种需要,希望将这些空行统统删除,只需要选定A列中的数据区域,然后依次点击“查找和选择→定位条件”,在弹出的窗口中选择“空值”,这样A列数据区域中的所有空值就都被选定了;右击其中的某个空值,选择“删除”,在弹出的窗口中选择“整行”,点击“确定”,这样数据区域中的所有空行就都被删除掉了(图4)。

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应用扩展:在实际办公过程中,“定位条件”还是经常会被用到的。比如,对于复制带有隐藏行或列的数据区域,如果不想将被隐藏行或列中的数据复制上,在选择定位条件时,只需选择“可见单元格”,确定后再复制、粘贴就可以了。

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