办公小技巧:打造模板库 文档管理有条理

CFan 电脑爱好者 2021-06-21 09:01应用 标签:模板 文档 技巧 办公

办公时有些文档经常会被我们重复使用,比如个人简历、请假单、计划书、合同等等,很多人喜欢将文件到处乱存乱放,时间一长,文件一多,当再使用相同的文件时,就完全不记得此刻要用的文件放到哪里了。其实,我们可以建立自己的模板库,对文档进行分类存放,当打开Word时,就能直接点击进去即刻使用。那么,这样的模板库是如何实现的呢?下面以在Word 2013中操作为例加以说明。

首先,在本地电脑的某个磁盘分区中建立名为“模板”的文件夹,然后在它里面再分门别类地创建几个文件夹,如建立名为“个人简历”、“计划书”的文件夹;打开“模板”文件夹这个层级,在窗口上面的地址栏点击,选中其中的地址路径(如“E:\模板”),进行复制;打开Word文档,点击“文件→选项”,在弹出窗口的左侧一栏中点击“保存”一项,在右侧窗格的“默认个人模板位置”处粘贴刚才复制的地址,点击“确定”(图1)。

1923A-WDGL-1

接下来,我们找到常用的一些文件,作为模板或范本,存放在对应的文件夹中。如打开一份常用的个人简历文件,删除里面填写的内容,只留下需要存在的固定内容与格式,点击“文件→另存为”,在弹出的窗口中选择好存放位置(即先前建立的“个人简历”文件夹),文件类型处选择“Word模板.dotx”(图2)。

1923A-WDGL-2

这样,当打开Word,点击“文件→新建”,在窗口中选择“个人”,然后点击相应类别的文件夹,选择相应的模板后,在开启的新建文档窗口中输入所需要的内容就可以了(图3)。

1923A-WDGL-3

如果常用的文档带有日期和时间输入需求,不妨在模板中插入一个日期选择器。将光标定位在模板中需要插入日期的位置,选择“开发工具”选项卡,点击“控件→日期选取器控件”。这样,对于使用该模板新建的文档,若需要日期输入,我们只需从选择器中选择一个日期,就能够快速进行日期的输入,更加方便(图4)。

1923A-WDGL-4

小提示:如果没有“开发工具”选项卡,可点击“文件→选项”,在弹出的窗口中点击“自定义功能区”,在窗口右侧勾选“开发工具”就可以了。

QQ图片20210420165237