办公小技巧:用好WPS的PDF组件

CFan 电脑爱好者 2021-10-27 09:25应用 标签:组件 技巧 办公

在我们的传统印象中,要建立或处理PDF文档,需要借助于类似Adobe Acrobat这样的专业软件或其他专门的PDF编辑工具。其实,不需要借助于这些专用工具,我们用WPS 2019(包括后续版本)的PDF免费组件,即可完成PDF文档的创建、编辑和各类日常处理任务。

1. 多渠道新建PDF文档

首先,下载并安装WPS 2019免费个人版。启动软件后选择新建文档,在上端的文档类别工具栏中,选择“PDF”选项,然后点击“新建空白页”按钮,再选择“新建PDF文档”,创建一份空白的PDF文档,以供添加内容(图1)。

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如果要将手头上现存的传统纸质资料转换为PDF文档,除了拍摄照片后将照片插入到PDF文档中外,我们还可以选择“从扫描仪新建”,在将资料扫描为图片后,自动转换为PDF文档。由于拍摄的照片或多或少会因拍摄角度、拍摄者水平、光线环境等条件的影响,造成图片变形失真或光影效果偏差,因此,通过扫描仪创建PDF文档是最理想的方法。对于一些有实物扫描功能的扫描仪,我们甚至可以将苹果蔬菜或其他物品,经过扫描,让其立刻变身为PDF文档。

此外,我们还可以通过已有的多种Office文档(含Word、Excel、PPT等常用格式文件)创建PDF文档。只需在新建文档类别选择窗口中,选择“从文件新建PDF”选项,然后选择Office来源文件类型,即可通过这些文档创建对应的PDF文档。

2. 全方位编辑PDF文档

在PDF文档页面中,我们可以像编辑Word文档那样,任意使用各种对象来丰富自己的PDF文档内容,或对已有文档进行编辑处理。还可以进行具有特色的个性签名或页面综合处理。

○利用丰富的对象编辑修改

在WPS PDF编辑器窗口中,点击“插入”菜单并选择“文字”或“文本框”,即可在版面中安排文字资料,文字资料或者输入,或者粘贴均可以。与Word有所不同的是,该编辑器中输入或插入的普通文字是以一个可调节位置和大小并可旋转的文本对象存在。而插入的文本框只可以调节位置和大小,不可以旋转(图2)。除了插入文字外,我们可以使用“插入→图片”命令,在版面中插入图片。

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如果需要添加一个新的页面,该编辑器不像Word那样一页写满后会自动出现一个新的页面,而必须要由用户通过“插入页面”命令,插入一个新的页面或从别的文件中插入页面(图3)。这一点倒是类似于PPT。

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在文档中,我们还可以利用批注工具,插入必要的批注或注解信息。批注可以采用文字批注、形状批注工具来添加,注解信息则可以通过改变信息框的字体颜色,达到更醒目的效果(图4)。

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通过形状批注工具,我们可以插入各种规则的几何图形或任意定义的不规则图形。我们还可以利用“随意画”工具,随手绘制出各种线条、颜色和透明度的图案(图5)。

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○PDF签名任我创建

我们可以根据需要,在PDF文档中插入签名信息。按下“PDF签名”按钮,选择“图片”、“输入”、“手写”等不同签名方式,创建PDF文件签名(图6)。手写签名最好用手写板进行,鼠标模拟的方式仿真程度不高。

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○PDF页面综合处理

页面作为PDF文档的最大组成“元件”,我们经常会因版面的需要对其进行调整。有时我们需要在中间插入页面或从中抽取一个或多个页面;还有的时候我们需要用一个新的页面替换掉现有的页面;此外还可能会根据需要将某些页面进行旋转处理。所有这些,我们均可以通过“页面”菜单下的对应工具来完成(图7)。

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如果我们需要将多个章节或分册的PDF文档合并成一个合集文档,点击“PDF合并”按钮,调入PDF合并即可。如果需要将现有的一个大文档拆分成若干PDF小文档,点击“PDF拆分”并做必要的拆分条件设置,即可完成拆分处理。

3. PDF文档的安全保护

给文档加水印进行版权保护,是许多场合的通行做法。为此,可通过“页面→水印”菜单下的相应命令,给文档加上预设的某种版权保护水印,或者自定义更加个性化的水印图案或文字(图8)。

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对于涉密的PDF文档,我们还可以根据具体需要,添加密码保护。点击“保护”菜单,进入文档“加密”设置窗口,选择“设置打开密码”或“设置编辑与页面提取密码”,设置相应的密码。

如果同时需要对内容的打印、复制、注释、页面插入和删除、填写表单和注释等项目进行加密限制,可选择这些选项(图9)。

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